Zeitmanagement ist allgemein bekannt als der Prozess der Organisation, Priorisierung und Planung von Aktivitäten. Dabei geht es nicht nur um deine Projekte bei der Arbeit, sondern auch um alles in deinem Privatleben; von der Art und Weise, wie du deinen Haushalt führst, bis hin zu deiner persönlichen Entwicklung und deinen Hobbys.
Warum ist Zeitmanagement wichtig für deine Weiterbildung?
Zeitmanagement ist von entscheidender Bedeutung, wenn du eine berufsbegleitende Weiterbildung erfolgreich absolvieren möchtest. Die Teilnahme an einer Weiterbildung erfordert zusätzliche Zeit, die in den ohnehin schon vollen Arbeitstag integriert werden muss. Ein effektives Zeitmanagement hilft dir dabei, den Zeitaufwand für deine Weiterbildung zu planen und fliessend in deinen Tagesablauf zu integrieren.
Darüber hinaus kann ein gutes Zeitmanagement auch dazu beitragen, Stress und Überlastung zu vermeiden. Durch eine sorgfältige Planung und Priorisierung deiner Aufgaben kannst du sicherstellen, dass du genügend Zeit für deine Weiterbildung hast, ohne dass dies zu Lasten anderer Aufgaben und Verpflichtungen geht.
Die 10 wichtigsten Vorteile von einem effektiven Zeitmanagement
Wir haben unten die zehn wichtigsten Vorteile von einem effektivem Zeitmanagement für dich aufgeführt;
1. Mehr Gleichgewicht in deinem Leben und weniger Stress
2. Mehr Zeit für Spontanität
3. Weniger Ablenkungen und eine bessere Konzentration
4. Intelligenteres Arbeiten und bessere Leistungen
5. Hilfe zum Überwinden von Prokrastination
6. Mehr Erfolgserlebnisse
7. Mehr Energie
8. Mehr Zeit für deine Liebsten
9. Mehr Freude an deiner Arbeit und ein besserer Workflow
10. Mehr Selbstvertrauen
Selbsttest – Wie ist dein persönliches Zeitmanagement?
Wenn mindestens eine der fünf unten genannten Aussagen auf dich zutrifft, könntest du dein Zeitmanagement noch etwas verbessern.
1. Du unterschätzt oft die Zeit, die wichtige Aufgaben benötigen.
2. Du kommst des Öfteren zu spät zu Besprechungen.
3. Zeitmangel verursacht übermässigen Stress in deinem Leben.
4. Wenn du an einer Aufgabe arbeitest, wirst du immer wieder unterbrochen und wechselst zwischen mehreren Aufgaben hin und her.
5. Du hast das Gefühl, dass du an einem Tag nicht genug Zeit hast, um alles zu erledigen.
Gehen wir also der Frage nach, was dich daran hindert, deine Zeit optimal zu nutzen, und wie dir ein besseres Zeitmanagement dabei helfen kann.
Was sind die Hauptursachen für ein schlechtes Zeitmanagement?
1. Mangelnder Fokus
Wenn du, egal wie gut du planst, Schwierigkeiten hast, Dinge rechtzeitig zu erledigen, liegt das möglicherweise an Ablenkungen in deinem Umfeld oder in deinem eigenen Kopf.
Ist deine Arbeitsumgebung ideal für alle deine Aufgaben? Manche Menschen brauchen völlige Stille und minimale Stimulation, um ihre Arbeit am besten zu erledigen. Andere sind effizienter mit Musik, dem geschäftigen Treiben in einem Co-Working Space oder in einem kreativen Umfeld.
Wenn das alles in Ordnung ist und du trotzdem das Gefühl hast, dass du Hilfe beim Zeitmanagement brauchst, müsstest du vielleicht deine geistige Leistungsfähigkeit verbessern. Bekommst du genug Schlaf, Bewegung und gesundes Essen?
Häufige Pausen und Meditation können deine Konzentrationsfähigkeit ebenfalls erheblich verbessern.
2. Mangelnde Planung
Planung ist unentbehrlich, um ein gutes Zeitmanagement zu praktizieren. Planung steigert die Produktivität und hilft dir, den Überblick zu behalten und die Dinge zu erledigen. Das gilt nicht nur für dein Berufsleben, sondern auch für dein Sozialleben und deine Freizeit.
Weisst du, worauf du dich heute, nächste und übernächste Woche konzentrieren sollst? Hast du ein System zur Tagesplanung, um dein Leben zu optimieren?
Wir haben untenstehend die zehn besten Zeitmanagement Methoden für dich aufgelistet, die dir helfen können, intelligenter zu arbeiten und deine endlose To-Do-Liste endlich abzuarbeiten;
Die Top 10 Zeitmanagement-Methoden für deinen beruflichen Erfolg
Der Startschuss für ein effektives Zeitmanagement, sind konkrete Zielsetzungen, wenn es darum geht mehr Zeit in deinem Leben zu bekommen. Diese spielen sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben, eine grosse Rolle.
1. Ziele festlegen
Das Setzen sinnvoller, langfristiger Ziele ist ein erster grosser Schritt zur Verwirklichung deiner Träume.
Das Festlegen und Erreichen kurzfristiger Ziele wiederum kann dir helfen, die Aufgaben zu bewältigen, die du brauchst, um die langfristigen Ziele zu erreichen. Es stärkt dein Selbstvertrauen und gibt dir das Gefühl, erfolgreich zu sein, anstatt das Gefühl zu haben, dass du versagt hast, wenn du das gewünschte Endergebnis noch nicht erreicht hast.
- Schreibe deine Ziele auf
- Überprüfe deine Ziele regelmässig
- Nimm dir jeden Tag 10 Minuten Zeit, um deine Ziele für den nächsten Tag aufzuschreiben
Gemäss Brian Tracy, Autor des Bestsellers «Goals» haben weniger als 3 % der Menschen klare, schriftliche Ziele und einen Plan, wie sie diese erreichen wollen. Wenn du also lernst, dir klare Ziele zu setzen, bist du der Masse voraus.
2. Die SMART-Methode
SMART ist ein bewährtes, leistungssteigerndes Instrument, da es die Bereiche identifizieren kann, die verbessert werden müssen. So kannst du anhand dieses Rahmens beispielsweise feststellen, ob dein Zeitplan für dein neues Projekt realistisch ist.
Die SMART Methode hilft dir deine Ziele zu visualisieren. Sie definiert die Realität und hilft dir mehr Verantwortung für deine Projekte zu finden.
3. Richtige Prioritäten setzen – «Eat that Frog»
Wenn du keine klugen Prioritäten setzt, neigst du dazu, den Weg des geringsten Widerstands zu gehen. Das heisst, du suchst dir Dinge aus, die du erledigen musst, und arbeitest an den einfachsten Aufgaben – und verschiebst die schwierigeren Aufgaben auf ein „später“, was dich in einen Strudel aus Stress und Bedauern stürzen kann.
Ein altes Sprichwort besagt, dass wenn du morgens aufwachst und einen lebenden Frosch isst, mit der Gewissheit durch den Tag gehen kannst, dass das Unangenehmste, was dir an diesem Tag passieren kann, bereits vorbei ist. Mit anderen Worten: Der Tag kann nur noch besser werden!
Diese Idee, die in Brian Tracy’s Buch Eat That Frog! beschrieben wird, ist, dass du die grösste, schwierigste und unattraktivste Aufgabe jeden Tag als Erstes in Angriff nehmen sollst, so dass du den Rest des Tages mit dem Wissen angehen kannst, dass das Unangenehmste bereits passiert ist.
4. Das Pareto Prinzip oder die 80/20 Regel
Gary Keller sagt, dass du keine To-Do-Liste brauchst, sondern eine Erfolgsliste – eine Liste, die absichtlich auf die Aktivitäten mit der höchsten Hebelwirkung ausgerichtet ist.
Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80-20-Regel, ist ein Konzept, das viele Menschen für ihr Lebens- und Zeitmanagement benützen.
Es besagt, dass 20 % des Aufwands oder Inputs zu 80 % der Ergebnisse oder des Outputs führen. Bei diesem Prinzip geht es darum, zu erkennen, dass die meisten Dinge im Leben nicht gleichmässig verteilt sind.
Der Schlüssel zum Pareto-Prinzip liegt darin, zu erkennen, dass etwa 20 % der eigenen Handlungen bei den produktivsten Aufgaben zu den meisten Erfolgen führen.
Dieses Prinzip erfordert und ermöglicht es uns, die wenigen wichtigen Dinge, die geschehen, zu erkennen und die Masse der unwichtigen Dinge zu ignorieren.
Wenn du nur wenig Zeit auf die wirklich wichtigen Dinge verwendest, führt dies zu besseren Ergebnissen, als wenn du dich auf möglichst viele Dinge konzentrierst.
5. Die Eisenhower-Methode
Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Entscheidungsinstrument, das dir helfen soll, zwischen wichtigen, unwichtigen, dringenden und nicht dringenden Aufgaben zu unterscheiden. Sie unterteilt Aufgaben in vier Kästchen, die angeben, auf welche Aufgaben du dich zuerst konzentrieren sollst und welche du delegieren oder streichen kannst.
Das zentrale Prinzip der Eisenhower-Matrix ist die Unterscheidung zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben;
Dringende Aufgaben sind zeitkritisch. Wenn du dich auf dringende Aufgaben konzentrierst, sind Sie reaktiv, was dazu führen kann, dass du dich gehetzt fühlst.
Die Konzentration auf wichtige Aufgaben versetzt dich in eine reaktionsfreudige Haltung, wodurch du ruhig, rational und offen an neuen Ideen arbeiten kannst. Achtung; Wenn du wichtige Aufgaben vor dich hinschiebst, werden sie plötzlich auch dringend!
Damit du deine Prioritäten besser setzen kannst, gewöhne dir an, jeden Morgen deine Aufgaben in das jeweilige Kästchen der Matrix zu setzen.
6. Die 10/90 Regel
Wenn Du deine Ziele und Prioritäten festgelegt hast, ist ein greifbarer und realistischer Plan, der nächste Schritt, denn du dir vornehmen solltest. Wenn du jeden Tag im Voraus planst, ist es einfacher bis zum Schluss durchzuhalten
In den meisten Fällen lassen sich deine Ziele in Schritte unterteilen, mit denen du auf das Erreichen deiner Ziele hinarbeiten kannst. So wird das Bewältigen deiner Ziele realistischer und realisierbarer.
Die 10/90-Regel besagt, dass wenn du die ersten 10 % deiner Zeit für die Planung und Organisation deiner Arbeit aufwendest, du bis zu 90 % der Zeit sparen kannst, die du für die Durchführung eines Projekts benötigst, wenn du einmal angefangen hast.
«Plane den Tag am Vorabend, plane die Woche am Sonntag, und halte dich daran.»
Oprah Winfrey
Wenn du deinen Tag nicht planst, riskierst du, dich zu verzetteln und stehst am Ende des Tages da, ohne wirklich produktiv gewesen zu sein. Wie wäre es, wenn du dir jeden Morgen 15 Minuten Zeit nimmst, und dir einen Plan mit den Aufgaben erstellst, die du heute erledigen möchtest.
Das Vorbereiten und Aufschreiben von deinen Aufgaben haben noch einen weiteren Vorteil: Es stimuliert sowohl dein bewusstes als auch dein unterbewusstes Gehirn. Du musst nicht mehr aktiv darüber nachdenken, da dein Unterbewusstsein bereits am Werk ist.
7. Die Alpen-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine Technik zur besseren Organisation deines Arbeitstages. Sie zeigt dir in fünf Schritten, wie du deinen Tag so strukturieren kannst, damit du möglichst effektiv arbeitest:
A: Definiere deine Aktivitäten. Dazu erstellst du eine Liste mit allen Aufgaben, die du zu erledigen hast.
L: Schätze die Zeitdauer ab. Verschaffe dir eine ungefähre Vorstellung davon, wie viel Zeit du für die Erledigung jeder Tätigkeit auf deiner Liste benötigst. Die geplante Gesamtzeit gibt dir eine Vorstellung davon, ob du dein geplantes Tagespensum bewältigen kannst.
P: Plane Pufferzeiten ein. Du solltest nur 60% deiner Arbeitszeit einplanen und 40% für unerwartete Ereignisse und soziale Aktivitäten reservieren.
E: Treffe Entscheidungen nach Prioritäten. Entscheide, welche Aufgaben du zuerst bearbeitest und welche du später am Tag erledigst. Priorisierungstechniken und Zeitmanagement-Methoden wie die «Eisenhower-Matrix» oder «Eat that Frog», die wir oben erwähnt haben, können dir helfen.
N: Notiere dir deinen Erfolg. Überprüfe am Abend, wie erfolgreich deine Planung war und ob du deine Ziele erreicht hast.
8. “Chunking“
Kommt dir die «To-Dos» Liste unten links bekannt vor? Wir haben jeden Tag etliche Sachen, die wir gleichzeitig unter einen Hut bringen müssen. Indem du diese «To-Dos» «chunkst», sprich stückelst, bringst du mehr Ordnung in dein Gehirn.
Die Chunking-Methode ist eine Methode, die vor allem durch Tony Robbins, Bestseller Autor und NLP Trainer bekannt wurde. Robbins sagt;
«Wenn Menschen ihre Ziele nicht erreichen, liegt das oft nicht daran, dass ihnen die Fähigkeit oder der Wille fehlt, ihre Ziele zu erreichen. Es liegt an der Art und Weise, wie sie sich auf die Anzahl der Dinge konzentrieren, oder vielmehr an der Art und Weise, wie sie die Dinge aufteilen.»
Tony Robbins
“Chunking“ macht sich die natürliche Tendenz deines Gehirns zunutze, Muster zu erkennen und Informationen zu organisieren und zu gruppieren.
9. Die Pomodoro-Methode
Die Pomodoro-Methode ist eine Zeitblockierungstechnik, die dir helfen kann, deine Aufgaben in überschaubare 25-Minuten-Intervalle aufzuteilen. Francesco Cirillo erfand das Pomodoro-System in den späten 1980er Jahren. Die Technik erhielt ihren Namen vom italienischen Wort für „Tomate“, weil Cirillo für sein Zeitmanagement eine tomatenförmige Eieruhr benutzte.
Bei der Pomodoro-Methode arbeitest du 25 Minuten lang und legst zwischen den 25-Minuten-Intervallen fünf Minuten Pause ein. Nach vier dieser Intervalle kannst du eine längere Pause von 15-30 Minuten einlegen.
Die Idee hinter dieser Methode ist, dass du dich immer nur auf eine Aufgabe konzentrierst, ohne den Fokus zu wechseln oder Multitasking zu betreiben. Du stellst einen Timer ein, der dir dabei hilft. Während dieser Zeit, checkst du weder Emails, SMS noch andere Social-Media-Aktivitäten.
10. So findest du deinen Fokus
Wir haben von Zielen, Prioritäten und Planung gesprochen. Damit du diese aber auch erfolgreich umsetzen kannst, brauchst du den richtigen Fokus.
Schaue dir die untenstehende Grafik von Anna Vital an. Eine kleine Spielerei, vor allem für alle visuellen Fans. Bestimmt findest du das eine oder andere, dass du praktisch anwenden kannst.
10.1 Cal Newport und Deep Work
Cal Newport, Bestseller Autor von «Deep Work», den wir bereits in unserem Artikel «Train your Brain» erwähnt haben, schlägt verschiedene Strategien vor, um fokussiert arbeiten zu können. Wichtig bei allen Methoden ist, dass du strukturiert vorgehst.
Die monastische Methode; Diese Strategie funktioniert, indem du alle Quellen der Ablenkung ausschaltest und dich wie ein Mönch zurückziehst. Du kannst hier zum Beispiel offline gehen, dein Telefon ausschalten oder beides.
Die bimodale Methode, bei der du dich für eine klar definierte, lange Zeit für deine Arbeit zurückziehst und den Rest der Zeit für alles andere frei lässt.
Die rhythmische Methode; Hier geht es darum, sich die Gewohnheit anzueignen, in Blöcken von z. B. 90 Minuten intensiv zu arbeiten und einen Kalender zu verwenden, um deine erzielten Ergebnisse zu verfolgen.
Die journalistische Methode besteht darin, jede unerwartete freie Zeit in deinem Tagesablauf zu nutzen, um tiefgründige Arbeit zu leisten.
10.2 – The Huberman Lab Podcast
Kennst du Dr. Andrew Huberman, Neurowissenschaftler an der Stanford University School of Medicine?
Es lohnt sich in seinen Podcast «Focus Toolkit: Tools to improve your Focus & Concentration» reinzuhören. In diesem Podcast erhältst du viele praktische Tools, welche dir helfen können, deinen Fokus zu verbessern.
Du erfährst unter anderem;
- Wie du mit Binauralen Beats, zu mehr Focus und Konzentration kommst (mit Tipp für App, BrainWave zum down-loaden).
- Die positive Auswirkung von Yoga Nidra, Non-Sleep Deep Rest (NSDR) & Defocus
- Overt Visual Focus & Deliberate Gaze, und viele weitere praktische Tipps, die eine positive Auswirkung auf deine Konzentration haben können.
10.3 Die Fokus Frage
Wenn du dich fokussierst, ist das so, als würdest du einen Scheinwerfer auf das richten, was wichtig ist. Du kann deine Aufmerksamkeit auf zwei Dinge richten, aber die Wirksamkeit ist nicht die gleiche, sondern nur eine „geteilte Aufmerksamkeit“.
Gary Keller und Jay Papsan Bestseller Autoren von «The One Thing» haben mit ihrer Fokus-Frage ein wirksames Werkzeug erarbeitet:
«Was ist die EINE Sache, die du tun kannst, so dass alles andere einfacher oder sogar überflüssig wird?»
Gary Keller und Jay Papsan
Diese Frage ist banal, jedoch gibt sie dir Raum für viele Fragen, die du dir selbst stellen kannst. Und nicht nur das – diese Frage inspiriert dich darüber nachzudenken, was gerade wichtig in deinem Leben ist.
Unsere Top 4 Zeitmanagement Kurse, welche dir zu mehr Erfolg verhelfen
Eine Weiterbildung zum Thema Zeitmanagement kann dich unterstützen, eine bessere Kontrolle über deine Arbeitszeit zu erlangen und deine Produktivität zu steigern. Ausserdem hilft dir ein gutes Zeitmanagement erfolgreicher und gelassener zu werden.
Wir haben unten unsere vier beliebtesten Kurse zum Thema Zeitmanagement aufgeführt;
1. Zeitmanagement mit Outlook
Eine gute Selbstorganisation und konsequentes Zeitmanagement sind entscheidend, um deine Aufgaben erfolgreich zu erledigen und deine Ziele zu erreichen. Im Rahmen dieses Seminars wirst du deinen eigenen Arbeitsstil kritisch hinterfragen, lernen, wie du Prioritäten setzt, Zeitfresser eliminierst und Aufgaben klar delegieren kannst. Ausserdem erhältst du praktische Tipps und Techniken, wie du deine Arbeitsmethodik mithilfe von Outlook optimieren kannst.
Erfahre mehr hier zu diesem Kurs von WEKA Business Media AG.
2. Selbstmanagement – Zeitmanagement und Arbeitstechnik
Ein effektives Selbstmanagement ist unverzichtbar, sowohl im Berufs- als auch im Privatleben. Es hilft dir dabei, eine klare Übersicht über die täglichen Aufgaben zu behalten und diese effizient zu bewältigen. Mit einer verbesserten Selbstmanagement-Strategie kannst du deine Zeit besser nutzen und deine Ziele schneller erreichen.
Erfahre mehr hier zu diesem Kurs von Praxis Brücke.
3. Selbstorganisation – Zeitmanagement Training
Möchtest du deinen Stress reduzieren und produktiver arbeiten? Wenn Du bereit bist, dich auf neue Methoden einzulassen, kannst du überrascht sein, wie viel du erreichen kannst, ohne dich zu überfordern.
Erfahre mehr hier zu diesem Kurs von Performance Coaching und Consulting
4. Arbeitstechnik und Zeitmanagement im Beruf
Informationsflut, Konzentrationsschwierigkeiten und ein voller Schreibtisch – Höchste Zeit deine Arbeitstechnik und dein Zeitmanagement zu reflektieren und kritisch zu hinterfragen.
Erfahre mehr hier zu diesem Kurs von Praxis Brücke.
Mehr Erfolg und Lebensqualität mit dem richtigen Zeitmanagement
Der offensichtlichste Grund, warum Zeitmanagement wichtig ist, besteht darin, dass es dir hilft, produktiver zu sein und mehr in kürzerer Zeit zu erledigen. Wenn du produktiv arbeitest und deine Prioritätenliste schneller abarbeitest, hast du nicht nur mehr Zeit für Erholung und Spass, sondern auch mehr Erfolg in deinem privaten und beruflichen Leben.
Möchtest du mehr zum Thema Zeitmanagement erfahren? Hier findest du noch weitere Weiterbildungen und Kurse zum Thema Zeitmanagement.
Benötigst du eine persönliche Beratung, welche Weiterbildung dein Zeitmanagement verbessern kann? Gerne kannst du unseren CEO und Co-Founder, René Beeler, unter [email protected] kontaktieren und einen Termin mit ihm vereinbaren, um über deine Anliegen zu sprechen. René freut sich, dir bei deiner Entscheidung behilflich zu sein.
