Eine in Harvard Business Review veröffentlichte Umfrage ergab, dass ein durchschnittliches IT-Projekt sein Budget um 27 % überschreitet. Darüber hinaus entwickelt sich Projektmanagement in mindestens einem von sechs IT-Projekten zu einem «unmöglichen Fall» mit einer Kostenüberschreitung von 200 % und einer Terminüberschreitung von 70 %.
Das technische Wissen von IT-Projekten ist oft so komplex, dass immer mehr Unternehmen von Projektmanagern eine Weiterbildung in diesem Bereich verlangen.
Der Grund dafür ist, dass IT-Projekte, meistens alle Abteilungen eines Unternehmens betreffen und zu den Gruppen, die zusammenarbeiten auch Wissenschaftler und Ingenieure dazugehören.
Wie können Probleme innerhalb des IT-Projektmanagements gelöst werden?
Die besten Software- und Management-Tools sind nur nützlich, wenn wir die richtigen Menschen mit den richtigen Skills im Team haben. Leadership, Teamwork und Soft Skills sind essentiell, damit IT-Projekte zum Gelingen kommen.
Wir haben untenstehend die 10 wichtigsten Tipps aufgeführt, wie Probleme im IT-Projektmanagement verhindert werden können.
1. Sorgfältiges Auswahlverfahren des Projektmanagers
Ein IT-Projektmanager sollte genauso sorgfältig ausgewählt werden wie eine wichtige Führungskraft. Jedoch viele Unternehmen haben wenig Verfahren für die Auswahl von Projektmanagern und auch nur wenig Ahnung davon, welche Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale erforderlich sind, um ihnen zum Erfolg zu verhelfen.
Gemäss einer Befragung des Project Management Institutes (PMI) werden Power Skills, wie zwischenmenschliche Fähigkeiten, Kommunikation und strategisches Denken für Projektmanager immer wichtiger. 92 % der Befragten sind der Meinung, dass sie mit Hilfe der obgenannten Powerskills intelligenter arbeiten können.
Projektmanager, die ihre Fähigkeiten in den Bereichen Kommunikation, Problemlösung, kooperative Führung und strategisches Denken verbessern, verfügen über die wichtigsten Fähigkeiten, um ein IT-Projekt erfolgreich zu gestalten.
Zusammenfassend sind folgende Skills für einen Projektmanager entscheidend:
1) Fachwissen (Technik, Marketing, Informationssysteme)
2) Projektmanagementfähigkeitenin Bezug auf Planung und Kontrolle
3) Menschliche Fähigkeiten (Auftritt, Verhandlung, Kommunikation, Moderation, Mentoring, Coaching)
2. Bewertung der Skills des gesamten Projekt-Teams
Nicht nur der Projektmanager, sondern alle Personen, die am Projektmanagement beteiligt sind, sollten auf ihre bisherigen Projekterfahrungen, ihre Führungsqualitäten, ihre Soft Skills und andere Skills, welche essenziell für das entsprechende IT-Projekt sind, bewertet werden.
Der Projektmanager wählt sein Team aus und stellt sicher, dass die Skills von seinen Mitarbeitenden auf dem neusten Stand sind. Wenn dies nicht der Fall ist helfen gezielte Weiterbildungen.
Es muss nicht immer eine grosse Weiterbildung sein. Heute gibt es viele kleine Weiterbildungsformate. Und oftmals kann ein Online-Kurs, der einen halben Tag dauert, sehr wirksam sein.
Ein Projektmanager sollte auch auf den Stärken und Talenten der jeweiligen Mitarbeitenden aufbauen und nicht dagegen arbeiten. Z.B. ein Mitarbeitender, der lieber Analysen im Back-Office durchführt, sollte idealerweise nicht als Kommunikationsverantwortlicher eingesetzt werden.
3. Klare Rollenverteilung innerhalb des Projekt-Teams
Die Rolle des Projektmanagers ist nicht nur geschäfts- und führungsorientierter, sondern auch technisch komplexer und anspruchsvoller geworden. Ein Projektmanager ist idealerweise in der Lage, sich sowohl auf die Details eines Problems als auch auf eine grössere Herausforderung konzentrieren zu können.
Darum ist es umso wichtiger, dass sowohl der Projektmanager als auch sein Projekt-Team eine klare Definition ihrer Rolle haben. Im Idealfall besteht ein Gleichgewicht zwischen technischen, kreativen Rollen und geschäftsorientierten Rollen, die sich mehr mit Geschäftsergebnissen befassen.
4. Geschütztes Umfeld für das Team
Menschen arbeiten erfolgreicher, wenn sie wissen, dass sie in ihrem Team gehört werden, keine Angst vor Fehlern haben müssen und konstruktive Kritik aufbringen dürfen.
Ein guter Projektmanager ist sich dessen bewusst und setzt seine Karte auf das Team und nicht auf sein Ego – Alle Teammitglieder sitzen im gleichen Boot und werden gleichermassen respektiert. Eine flache Organisation mit schnellen Entscheidungen ist sicher ein Faktor, der dabei unterstützend wirkt.
5. Meilensteine setzen
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist es, dafür zu sorgen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Es hilft, die entscheidenden Meilensteine, wie z.B., Einleitung, Planung, Durchführung und Abschluss, während des gesamten Projekts zu definieren und fortlaufend zu messen.
Diese Meilensteine sind auch eine Motivation für das Projekt-Team. Denn so können Zwischenerfolge gefeiert und -verbesserungen fortlaufend angepasst werden.
6. Potenzielle Risiken managen
Risikomanagement ist heute eine der wichtigsten Projektmanagement-Praktiken und für den Projekterfolg unerlässlich. Um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich wird, sollten potenzielle Risiken im Voraus identifiziert werden, damit, falls ein Notfall eintreffen sollte, sofort wirksame Massnahmen ergriffen werden können.
7. Einbezug eines externen Coaches
Wenn ein neues IT-Projekt ansteht, kann es helfen, wenn Unternehmen zusätzlich den Rat eines externen Coaches in Erwägung ziehen. Dieser Coach kann mit seinem externen Blickwinkel neue und frische Perspektiven aufbringen, die sonst innerhalb der Firma nicht ersichtlich sind.
8. Klare Kommunikation
Ein Projektmanager sollte dafür sorgen, dass die Kommunikationswege zwischen ihm und den Teammitgliedern immer offen sind.
Ineffektive Kommunikation führt oft zum Scheitern von Projekten. Stelle also sicher, dass jedes Teammitglied über die erforderlichen Informationen verfügt, um Entscheidungen zu treffen und das Projekt voranzutreiben.
9. Richtige Tools auswählen
Mit der richtigen Projektmanagement-Software ist es für dein Team einfacher, auf höchstem Niveau zu arbeiten. Wähle ein Tool, das Prozesse rationalisiert. Weiter unten im Artikel kommen wir im Detail auf verschiedene Projektmanagement Tools zu sprechen.
10. Auswertung des IT-Projekts nach Abschluss
Die gezielte Auswertung des Projektmanagement-Prozesses kann dazu beitragen, die Gesamtleistung zu beurteilen, damit dein Team für das nächste Projekt daraus lernen kann. Hilfreich ist auch, wenn du dich mit anderen Projektmanagern in deinem Netzwerk austauschst. Lerne von den Erfolgen und Misserfolgen anderer, indem du andere Projektmanager nach deren Ansätzen und Techniken fragst, die sie verwenden.
Was sind die Hauptaufgaben eines IT-Projektmanagers?
IT-Projektmanager sollten vier Kernaufgaben erfolgreich bewältigen können;
1. Verwalten des Projektumfangs
Ein wichtiger erster Schritt ist das Verständnis des Projektumfangs. Der Projektumfang bezieht sich auf den Umfang des Projektes und seine Ziele. Projektmanager sind für die Definition, Entwicklung und Umsetzung des Projektumfangs verantwortlich.
2. Überwachen der Ressourcen
Zu den Ressourcen gehören die Mitarbeitenden, die Ausrüstung und andere Gegenstände, die für die Durchführung eines Projekts benötigt werden. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, dafür zu sorgen, dass diese Ressourcen effizient und effektiv eingesetzt werden. Beispielsweise sollten die Aufgaben so zugewiesen werden, dass die Teammitglieder keine überschneidenden Arbeiten ausführen.
3. Verwalten der Aufgabenplanung
Jedes Projekt hat einen Zeitplan und ein Abschlussdatum. Die Aufgabe des IT-Projektmanagers besteht darin, die Aufgaben und Ressourcen so auszurichten, dass diese Zeitvorgaben eingehalten werden.
Die Einhaltung der Projektfristen und des Zeitplans ist bei IT-Projekten besonders wichtig. Wird beispielsweise der Termin für die Einführung einer Software nicht eingehalten, kann es unter anderem dazu führen, dass ein Konkurrent ein ähnliches Produkt zuerst auf den Markt bringt.
4. Budgets einhalten
Alle Projekte sind mit Kosten verbunden, die sich an ein Budget halten müssen, um die Rentabilität des Projekts zu gewährleisten. Der IT-Projektmanager muss die Budgetkosten überwachen und kontrollieren, um sicherzustellen, dass die Projekte im Rahmen des Budgets bleiben.
Projekt-Management Methoden in der IT-Branche
Der grösste Unterschied im Projektmanagement zwischen der IT-Branche und anderen Branchen liegt in der Methodik. Wir haben untenstehend die gängigsten Projektmanagement Methoden, die für IT-Projekte verwendet werden, aufgelistet;
Wasserfall Projektmanagement
Bei der Wasserfallmethode wird zu Beginn eines Projekts eine Kette von Aufgaben festgelegt, welche dann nacheinander abgearbeitet werden (sinnbildlich: so wie das Wasser einen Fluss hinunterfliesst).
Diese Projektmanagement Methode kann ein guter Ansatz für ein überschaubares und sehr stabiles Projekt mit klar definierten Schritten und Ergebnissen sein. Heute wird diese Methode jedoch nur noch selten verwendet, da es ihr an Flexibilität fehlt.
Lean Projektmanagement
Das Ziel des Lean-Ansatzes ist, ein Projekt mit so wenig Schritten, Ressourcen, Zeit und allgemeinen Kosten, als möglich durchzuführen.
Der Projektprozess soll vereinfacht werden, damit das Ergebnis schnell erreicht und unnötiger Zeitaufwand vermieden wird. Die Lean-Methode ist beliebt und wird gerne bei der Gründung von Unternehmen, insbesondere bei Software-Start-ups, eingesetzt.
Agiles Projektmanagement
Diese Projektmanagement Methode wurde mit dem Aufkommen von Technologieunternehmen wie Google immer beliebter. Die Teams brauchten eine Möglichkeit, neue Softwareverbesserungen schnell an die Kunden weiterzugeben, Feedback einzuholen und dann die Software zu verbessern.
Scrum Projektmanagement
Scrum ist eine agile Projektmanagement-Methode, welches Teams ermöglicht, schnelle Entscheidungen zu treffen, um die entsprechende Software in einem kurzen, kontinuierlichen Zyklus, einem so genannten Sprint, bereitzustellen. Diese Sprints werden von einem Scrum Master überwacht, der die Teams bei der Umsetzung des agilen Rahmens unterstützt.
Der Scrum-Master konzentriert sich auf die Ausführung der einzelnen Sprints durch das interne Technologieteam, während der IT-Projektmanager einen grösseren Aufgabenbereich hat und das gesamte Projekt beaufsichtigt. Es ist von Vorteil, einen Scrum-Master zu haben, damit der IT-Projektmanager sich mit den weiter gefassten Zielen und Verpflichtungen des Projekts befassen kann.
Kanban Projektmanagement
Der Name Kanban leitet sich vom japanischen Wort für Schild oder Plakat ab. Es gibt keinen Scrum-Master, und das Kanban-Projektmanagement ermöglicht es den Teams, sich die Arbeit anhand einer Aufgabenliste zuzuweisen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem Erreichen eines höchstmöglichen Effizienzgrads. Da die Teammitglieder die Arbeit kontinuierlich von einer vorgegebenen Liste abrufen können, müssen sie nicht darauf warten, dass jemand sie ihnen zuweist.
Den Teammitgliedern werden bestimmte Rollen in diesem Arbeitsablauf zugewiesen, und sie verschieben die Karten in die nächste Phase des Prozesses, wenn sie ihren Teil erledigt haben. Das Konzept und die Verwendung der digitalen Tafel spielt eine Schlüsselrolle, da sie jedem Teammitglied ermöglicht, den Fortschritt der einzelnen Arbeiten zu sehen.
Projektmanagement Tools
Wir haben für dich einige der beliebtesten Projektmanagement-Tools, die von IT-Teams verwendet werden, aufgeführt.
Jira
Jira ist ein Projektmanagement Tool, das speziell für Softwareentwicklungsprojekte entwickelt wurde. Daher ist Jira eine beliebte Wahl bei IT-Abteilungen.
Jira enthält Funktionen, die Teams bei der Umsetzung der agilen Methodik unterstützen; z. B. Scrum-Boards, Agile Berichte wie Velocity-Charts und die Zuweisung von Story Points, einem Massstab für den Umfang und die Komplexität von Aufgaben.
Asana
Asana wurde mit schlanken Projektmanagementkonzepten entwickelt. Anstelle von Standardberichten bietet dieses Projektmanagement Tool, z.B. eine Fortschrittsansicht, die es den Teammitgliedern ermöglicht, über Projektaktualisierungen auf dem Laufenden zu bleiben, ohne eine Besprechung einberufen zu müssen. Aktualisierungen werden über Software-Benachrichtigungen übermittelt.
Eine weitere Möglichkeit, sind Projektmanagement Tools zur Visualisierung von Komponenten wie die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden. Wenn jemand mit zu viel Arbeit belastet ist, kann Asana dich darauf hinweisen, die Arbeit neu zu verteilen, was zu einem schnelleren Projektabschluss führt.
Monday.com
Dieses Projektmanagement Tool bietet eine grosse Bandbreite an Funktionen an. Folglich kann es verschiedene Arten von IT-Projekten unterstützen. Z.B., die Zeitleiste von monday.com zeigt die geschätzte Zeit für verschiedene Projekte und die zugewiesenen Projektmanager an.
Monday.com lässt sich auch mit anderen Software-Tools integrieren, wie z. B. Mailchimp, und bietet Automatisierungsfunktionen, die einige Aufgaben automatisch für dich erledigen.
Damit ist monday.com in der Lage, die Anforderungen einer Vielzahl von IT-Projekten zu erfüllen. Die Herausforderung besteht in der komplexen Preisgestaltung. Du solltest also wissen, was du von monday.com benötigst, um die für dich passende Version zu erwerben.
Was sind die gefragtesten Projektmanagement Jobs
Projektmanager können in vielen Branchen arbeiten und mehrere spezifische Projekte leiten. Eine Spezialisierung oder Weiterbildung innerhalb des Projektmanagements führt häufig zu einem höheren Gehalt.
Marketing Projektmanager
Ein Marketing-Projektmanager ist für die Überwachung von Projekten im Zusammenhang mit Marketing und Werbung zuständig. Zu den üblichen Aufgaben eines Marketing-Projektmanagers gehören die Planung einer Marketing-Kampagne, die Zusammenarbeit mit dem Marketing Direktor bei der Ausrichtung der Kampagne und die Beaufsichtigung eines Teams von Marketing- und Werbefachleuten.
Projektmanagement Berater
Ein Projektmanagement Berater ist dafür verantwortlich, seine Kunden bei der Verbesserung ihrer Prozesseffizienz zu unterstützen. Zu den typischen Aufgaben von Projektmanagement Beratern gehören die Beratung von Kunden zu bewährten Projektmanagement-Verfahren, die Entwicklung von Lösungen für Effizienz- oder Prozessprobleme und die Überwachung der Umsetzung von Projektmanagement-Verfahren
IT Projektmanager
Ein IT-Projektmanager ist für die Abwicklung von Projekten im Zusammenhang mit der IT-Entwicklung und -Implementierung zuständig. In den meisten Fällen umfasst dies Aufgaben wie die Festlegung von IT-Zielen, die Überwachung der Prozesse des IT-Teams und die Sicherstellung, dass alle projektbezogenen Mitarbeiter über die erforderlichen Ressourcen zur Durchführung des Projekts verfügen.
5 Tipps für den Einstieg als IT-Projektmanager
1. Lasse dich zertifizieren
Lasse dich im Projektmanagement oder in einem bestimmten Fachgebiet des Projektmanagements zertifizieren. Z.B., ein CAS im Projektmanagement hilft dir deinen Wettbewerbsvorteil zu erhöhen.
2. Sammle Erfahrungen
Spezialisierte und besser bezahlte Stellen im Projektmanagement werden häufig an Projektmanager mit umfangreicher Erfahrung und/oder Weiterbildung vergeben. Bauen deinen Lebenslauf durch die Teilnahme an vielen Projekten auf.
3. Finde deine Nische
Suche nach einer bestimmten Branche oder einem bestimmten Bereich, für den du dich interessierst. Bilde dich weiter als Projektmanager und mache diesen Bereich zu deinem Spezialgebiet.
4. Baue dein Netzwerk aus
Arbeite daran, dein berufliches Netzwerk mit anderen Projektmanagern zu erweitern. Ein starkes Netzwerk kann dir helfen, neue Positionen und Möglichkeiten zu finden.
5. Lerne aus Herausforderungen
Nutze Herausforderungen, welche du bei der Leitung eines Projekts bewältigen musst, um deine Widerstandsfähigkeit und Kreativität im Projektmanagement zu verbessern.
6. Setze dir klare Ziele
Setze dir regelmässig kurze und langfristige Ziele. Wenn du weisst, was du erreichen willst, fällt es dir leichter, Massnahmen zu ergreifen, um deine Ziele als Projektmanager zu erreichen.
Mehr zu Weiterbildungen im Projektmanagement-Bereich findest du hier.
